Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Alektum Oy on rekisterinpitäjä yritysasiakkaidensa ja alihankkijoidensa yhteyshenkilöiden henkilötietojen, sekä sellaisten velallisten henkilötietojen osalta, joiden velkojana se itse toimii.

Alektum Oy

Anmari Hippeläinen Legal Counsel

1561814-5

PL 15

GDPR@alektumgroup.fi

09 2313 4838 

Mitä tarkoituksia varten ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötiedolla tarkoitetaan sellaisia tunnistetietoja, joista voidaan, joko suoraan, tai erilaisten tietojen yhdistelmästä, tunnistaa henkilö tietyssä asiayhteydessä.

Me Alektumilla keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain siltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia liiketoimintamme kannalta sekä perintä- ja luotonhallintapalveluidemme tarjoamiseksi. Käsittelemme tietoja myös näihin toimintoihin liittyvien palveluiden kehittämiseksi, asiakassuhteiden, -palvelun ja -viestinnän hoitamiseksi sekä markkinoinnin ja mainonnan toteuttamiseksi tai silloin, kun laki sitä meiltä velvoittaa.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin alla mainituin perustein:

  1. Perintä- ja luotonhallintapalveluiden tarjoamiseksi ja toimittamiseksi
  • Perintä- ja luotonhallintapalveluiden osalta käsittelemme sopimuksen täyttämiseksi ja toimittamiseksi perintätoimen toimeksi antavan asiakasyrityksen yhteyshenkilöiden henkilötietoja (kuten nimi ja yhteystiedot). Keräämme henkilötiedot pääsääntöisesti sinulta itseltäsi asiakassuhteemme aikana tai ennen asiakassuhteen syntyä.
  • Käsittelemme myös velallisten tietoja erääntyneen velan perimiseksi (joko meille tai toimeksiantajallemme) ja ryhdymme velan perintätoimiin noudattaen perintää säänteleviä lakeja sekä hyvää perintätapaa. Perintäpalveluilla viittaamme toimiin, kuten esimerkiksi maksukehotuksen lähettäminen, maksujen hallinnointi, yhteydenpito velalliseen (tai tämän edustajaan), yhteydenpito viranomaisiin, oikeudelliset toimenpiteet (esim. oikeudenkäynti). Voidaksemme suorittaa perintäpalveluja, käsittelemme velallisten yhteys- ja osoitetietoja sekä henkilötunnus-, vero-, ja luottomerkintätietoja.

 Kun Alektum toimii velkasi varsinaisena velkojana, keräämme käsittelemämme henkilötiedot pääsääntöisesti taholta, jolta olemme saaneet velkasaatavan, jota sinulta perimme (esimerkiksi taholta, jolta olemme ostaneet alkuperäisen velan). Kun Alektum ei ole velkasi varsinainen velkoja vaan käsittelemme tietojasi toimeksiantajamme lukuun toimittaessamme heille laskutus- ja perintäpalveluita, keräämme henkilötietosi pääsääntöisesti toimeksi antavalta yritysasiakkaaltamme, joka on velkasi varsinainen velkoja. Lisäksi keräämme velallisen luottotietoihin liittyviä henkilötietoja Suomen Asiakastieto Oy:ltä ja Bisnode Finland Oy:ltä.

  1. Asiakaspalvelun ja -viestinnän tarjoamiseksi sekä näiden kehittämiseksi

Ylläpitääksemme ja kehittääksemme asiakaspalveluamme (sekä tuotteitamme ja palveluitamme) ja vastataksemme asiakkaidemme kysymyksiin ja palvelupyyntöihin, sekä lähettääksemme uutiskirjeitä ja asiakaskyselyitä, on meillä asiakassuhteen perusteella oikeutettu etu käsitellä asiakkaidemme (toimeksi antavan asiakasyrityksen yhteyshenkilöiden) henkilötietoja. Keräämme henkilötietoja kyseisiin tarkoituksiin esimerkiksi silloin kun:

  • otat meihin yhteyttä (puhelimitse, sähköpostitse tai verkkosivujemme kautta);
  • pyydät meiltä tietoja tuotteisiimme ja palveluihimme liittyen;
  • rekisteröidyt uutiskirjeemme vastaanottajaksi;
  • rekisteröidyt osallistujaksi johonkin järjestämäämme tilaisuuteen tai seminaariin (sis. Webinaarit).

Tietyissä tilanteissa keräämme henkilötietoja myös ulkopuolisista lähteistä asiakassuhteen hoitamiseen (taikka myyntiin) liittyen, kun henkilötietosi ovat julkisesti saatavilla (esim. Linkedin tai muiden yhtiöiden verkkosivut).

Suoritamme ajoittain tekstiviestitse tapahtuvia asiakaspalvelun palautekyselyjä, joihin valitaan epäjohdonmukaisesti vastaajiksi asiakaspalveluumme soittaneita velallisia. Käytämme tämän tehtävän hoitamiseen palveluntuottajaa, joka suorittaa kyselyt Alektumin antamien puhelinnumeroiden perusteella. Kyselyt eivät ole anonyymejä, sillä Alektum tietää velallisen puhelinnumeron perusteella, kuka vastaaja on. Annettujen palautteiden pohjalta pyrimme parantamaan ja kehittämään asiakaskokemusta. Teemme kyselyt asiakassuhteen hoitamiseksi oikeutettuun etuumme nojautuen.

  1. Laskutusta ja muita taloushallinnollisia tarkoituksia varten

Käsittelemme asiakasyritysten yhteyshenkilöiden sekä palveluntarjoajien henkilötietoja laskutustoimintaa, kirjanpitoa sekä yleistä sopimusten hallintaa varten, sopimussuhteen ylläpitämiseksi, sopimuksemme täytäntöön panemiseksi sekä lakivelvoitteisista syistä. 

      4. Markkinointia (suora- ja perinteinen markkinointi) ja mainontaa sekä myyntiä varten

Käsittelemme asiakassuhteen sekä potentiaalisen asiakassuhteen hoitamiseksi oikeutettuun etuumme nojautuen henkilötietoja, markkinoidaksemme tuotteitamme ja palveluitamme sekä olemassa oleville että potentiaalisille yritysasiakkaillemme.

Pääsääntöisesti keräämme tietoja markkinointi, myynti ja mainonta tarkoituksiin sinulta itseltäsi, mutta keräämme henkilötietoja myyntiä varten myös ulkopuolisista lähteistä, kun henkilötietosi ovat julkisesti saatavilla (esim. LinkedIn tai muiden yhtiöiden verkkosivut).

      5. Verkkosivustomme käytön analysoimiseksi ja kehittämiseksi

Kehittääksemme verkkosivustoamme ja personoidaksemme käyttökokemuksesi sekä tuodaksemme juuri sinulle ajankohtaista sisältöä ja tuotetarjontaa, seuraamme oikeutettuun etuumme nojautuen sivuilla vierailevien käyttäytymistä. 

Vieraillessasi verkkosivustollamme keräämme henkilötietojasi (olit sitten velallinen, asiakasyrityksemme tai alihankkijamme yhteyshenkilö taikka muu sivustomme käyttäjä tai vierailija):

  • evästeiden avuin
  • kun täytät kyselylomakkeen verkkosivuillamme
  • kun lataat itsellesi dokumentteja verkkosivuiltamme.

Arkaluonteiset henkilötiedot

Ellei toisin ole sovittu tai ellei se ole välttämätöntä oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi tai puolustamiseksi, Alektum ei käsittele henkilötietojen erityisryhmiä (niin sanottuja arkaluonteisia henkilötietoja, kuten rotua tai etnistä taustaa, poliittista, uskonnollista tai aatteellista vakaumusta, ammattiliiton jäsenyyttä, terveydentilaa tai sukupuolielämää koskevia tietoja). 

Saattaa kuitenkin olla esimerkiksi velallisen edun mukaista ilmoittaa Alektumille takaisinmaksukykyyn vaikuttavasta sairaudesta, vammasta ja/tai yksityiselämään liittyvistä henkilötiedoista. Toimittamalla Alektumille tällaista arkaluonteista tietoa, katsomme velallisen antaneen meille suostumuksen tämän henkilötiedon käsittelyyn toiminnassamme, velallisen etujen turvaamiseksi. Voimme esimerkiksi sopia tauoista maksujärjestelyissä, antaa aikaa hakea maksutonta ja riippumatonta velkaneuvontaa tai muuttaa maksujärjestelyä. Näitä tietoja käytetään yksinomaan velallisen henkilökohtaisen tilanteen vaatiessa hänen auttamiseensa.

Uutiskirjeemme

Jos ole tilannut uutiskirjeemme, voit perua tilauksen milloin tahansa klikkaamalla peruutuslinkkiä, joka löytyy kaikista lähettämistämme sähköpostiviesteistä.

Miten henkilötietoja säilytetään ja suojataan, ja kenellä on pääsy niihin?

Käytössämme on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot, joilla turvaamme käsittelemämme henkilötiedot hä­vi­ä­mi­sel­tä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa pa­lo­muu­ri­en, suojattujen tietoverkkojen, salaustekniikoiden, pääsyoikeuksien hallinnan ja turvallisten laitteiden ja tilojen käyttö.

Pääsy henkilötietoihisi on myös sisäisesti rajoitettu kuluvalvonnalla ja käyttöoikeuksien myöntämisellä sekä nii­den valvonnalla. Henkilötietojasi käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puitteissa siihen oi­keus. Näiltä henkilöiltä vaaditaan lisäksi tietojen salassa pitämistä.

Henkilötietojen siirrot ja luovuttaminen

Käsittelemme tietojasi luottamuksellisesti emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille muissa kuin seuraavissa tapauksissa:

  • Konsernin sisällä: Alektum konsernilla on käytössä yhteinen asiakashallintajärjestelmä (CRM) johon tallennamme kaikkien yritysasiakkaidemme yhteyshenkilöiden tiedot.

Lisäksi Tilanteissa, joissa velallinen muuttaa toiseen maahan, luovutetaan velallisen tiedot kyseisessä maassa olevan Alektum konserniin kuuluvalle yhtiölle perinnän jatkamista varten.

  • Velkasaatavan perinnän luovuttaminen toiselle velkojalle: Tapauksissa, joissa Alektum toimii velkasi varsinaisena velkojana ja myy saatavakannan toiselle perintätoimistolle, luovutamme saatavan toiselle perintätoimistolle, joka jatkaa perintää Alektumin sijasta. Mikäli toimeksiantajamme vaihtaa perintätoimistoa, luovutamme saatavakannan toiselle perintätoimistolle, joka jatkaa perintää Alektumin sijasta.
  • Viranomaiset: Saatamme joutua luovuttamaan joitain henkilötietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys.
  • Luottomerkintöjen ylläpitäjät: Luovutamme velallisten henkilötietoja luottomerkintöjä ylläpitäville tahoille, mm. Suomen Asiakastieto Oy:lle sekä Bisnode Finland Oy:lle luottomerkintöjä varten, luottolakiin nojautuen.
  • Yritysjärjestelyt: yrityskauppojen tai yritysjärjestelyjen yhteydessä hankkiva osapuoli voi saada pääsyn olennaisiin asiakastietoihin. Kaikkien henkilötietojen luottamuksellisuus taataan tällaisessa tilanteessa salassapitosopimuksin.
  • Suostumus: voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi.

Yllämainittujen luovutusten lisäksi käytämme palveluidemme tuottamisen yhteydessä myös alihankkijoita ja ulkoisia palveluntarjoajia (esim. tekniseen järjestelmien ylläpitoon, postituksen ja suoramarkkinoinnin toteuttamiseen sekä lakipalvelujen ostoon), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tie­to­jasi omiin käyttötarkoituksiinsa. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan ta­sos­ta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen (EU/ETA alueen) ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille o­sapuolille. Osa konsernimme hallussa olevasta tiedosta säilytetään kuitenkin Sveitsissä, eli EU/ETA alueen ulkopuolella, mutta kuten Euroopan komissio on todennut, Sveitsin lainsäädäntö tarjoaa riittävän tietosuojan tason. Konsernimme on kokonaisuudessaan sitoutunut varmistamaan, että kaikessa henkilötietojasi käsittelyssä taataan riittävä tie­tosuojan taso.

Miten pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Säilytämme tietojasi ainoastaan niin pitkään, kun se on tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista tai niin kauan kuin laki sitä meiltä edellyttää, säilytysaika määräytyy täten käsittelyn tarpeellisuuden (lähtökohtaisesti asiakassuhteen keston) sekä lainsäädännön mukaan. Päivitämme jatkuvasti uutiskirjeidemme vastaanottajalistoja, varmistaaksemme että kaikki vastaanottajat ovat halukkaita saaman meiltä viestejä.

Hallitset itse henkilötieojasi – nämä ovat oikeutesi

EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679), eli GDPR:n nojalla, sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietoihisi liittyen:

  • Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Sinulla on milloin tahansa oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet, tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

  • Käsittelyn rajoittamista tai vastustamista

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus sekä rajoittaa että vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Rajoittamisella tarkoitetaan käsittelyn tilapäistä rajoittamista, esimerkiksi jos tietosi joltain osin eivät pidä paikkaansa, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojasi käsittelyä kokonaan. Sinulla on esimerkiksi aina oikeus kieltää henkilötietojesi käsitteleminen suoramarkkinointitarkoituksiin (mukaan lukien profiloinnin suoramarkkinointitarkoituksiin).

  • Oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi ja saada tietosi poistetuksi. Poistamme kaikki sinusta keräämämme tiedot, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä alun perin kerättiin. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi, tai jos vastustat henkilötietojasi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta asiallista ja laillista perustetta.

  • Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen

Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietojasi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Henkilötietojen siirto on mahdollista vain sellaisissa tilanteissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain automaattisen käsittelyn kohteena olevia tietoja, joita olet itse toimittanut meille. 

  • Valitusoikeus

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä.

Haluatko lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, tai oletko tyytymätön tapaamme käsitellä henkilötietojasi?

Jos haluat käyttää jotain edellä mainituista oikeuksistasi tai antaa palautetta tapaamme käsitellä henkilötietojasi, ole ystävällinen ja ota yhteyttä: GDPR@alektumgroup.fi

Mikäli olet tyytymätön tapaamme käsitellä henkilötietoja, pyydämme sinua olemaan ensisijaisesti yhteydessä meihin. Voit kuitenkin halutessasi ottaa myös yhteyttä tietosuojavaltuutetun toimistoon:

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Puhelinvaihde: 029 566 6700

Evästeet

Keräämme tietokonettasi koskevia tietoja evästeiden avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa tietokoneellesi. Evästeet sisältävät yksilölliset tunnisteet, joita käytetään siihen, että voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet. Sinulla on oikeus estää evästeiden käyttö mutta tämä saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen. Voit tyhjentää evästeet selaimesi asetuksista.

Evästekategoriat

Verkkosivuillamme käytössä olevat evästeet voidaan jakaa neljään eri kategoriaan:

  • Tarpeelliset

Tarpeelliset evästeet mahdollistavat verkkosivun käytettävyyden perustoimintoja, kuten navigoinnin. Verkkosivu ei toimi kunnolla ilman näiden evästeiden käyttöä.

  • Suositut asetukset

Nämä evästeet auttavat verkkosivua tunnistamaan ja muistamaan käyttäjän asetuksia, kuten esim. kieliasetukset.

  • Statistiikka

Statistiikkaevästeet auttavat meitä ymmärtämään, miten käyttäjät käyttäytyvät sivuilla, keräämällä ja raportoimalla käytön anonyymia tietoa.

  • Markkinointi

Markkinointievästeitä käytetään vierailijoiden seuraamiseen eri verkkosivuilla. Tarkoituksena on julkaista heille itselleen ajankohtaisia mainoksia, jotka ovat myös arvokkaampia julkaisijoille sekä kolmansien osapuolten mainostajille.

Istuntokohtaiset evästeet ja pysyvät evästeet

  • Istuntokohtaiset evästeet sijaitsevat ainoastaan välimuistissa, kun vierailet verkkosivulla. Istuntokohtaiset evästeet vanhenevat, kun käyttäjä lopettaa istunnon, eikä niillä ole muista eväisteistä poiketen päättymispäivämäärää (tästä selain osaa päätellä, että eväste on istuntokohtainen).
  • Pysyvät evästeet säilytetään määrättyyn aikarajaan asti tai kunnes käyttäjä tuhoaa ne. Tämä tarkoittaa sitä, että aina kun vierailet tietyllä verkkosivulla eväste lähettää siitä informaatiota vierailtavan sivun serverille. Pysyviä evästeitä käytetään selaustottumusten seurantaan tietyn pidemmän ajanjakson aikana, ja pitämään käyttäjät kirjautuneina tiliin, jotta heidän ei tarvitsisi kirjautua erikseen joka vierailulla.

Evästeiden hallinnointi

Jos et hyväksy evästeiden käyttöä, voit sulkea ne selaimesi turvallisuusasetusten kautta. Voit myös tehdä selaimesi asetuksiin hälytyksen, joka hälyttää aina kun sivusto yrittää asentaa laitteeseesi evästeen. Aiemmin asennettujen evästeiden hallinnointi tapahtuu selaimen asetuksien kautta. Tarkista selaimesi infosivu saadaksesi lisätietoja siitä, mitä evästeitä laitteellesi on tallennettu, miten ne voi poistaa ja tulisiko tiettyjä evästeitä hyväksyä.

Ulkoiset linkit

Huomioi, että käyttäessäsi linkkiä, joka siirtää sinut verkkosivultamme toisen osapuolen ylläpitämälle verkkosivulle, tai jonka kautta kutsut kolmannen osapuolen tarjoamaa palvelua, tämä tietosuojaselosteen voimassaolo lakkaa poistuessasi Alektumin verkkosivulta. Kaikki toimet, joita suoritat muiden tarjoamilla verkkosivuilla tapahtuvat kyseisten sivujen sääntöjen ja selosteiden puitteissa.

Päivityksistä tiedottaminen

Muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan tällä sivulla ja tarvittaessa ilmoitamme muutoksista myös suoraan sinulle.

 

Päivitetty: 24.7.2018